Tarafsızlık Politikası aracılığıyla tüm faaliyetlerimizde tarafsızlık, şeffaflık ve bağımsızlık sağlamayı amaçlıyoruz. Bu, paydaşların faaliyetlerimizin bütünlüğüne güvenebilmeleri için Preferred by Nature'ın karar alma sürecinin bütünlüğünü korumanın merkezinde yer almaktadır.
Preferred by Nature misyon odaklı bir kuruluştur. Misyonumuz, insanlara, doğaya ve iklime fayda sağlayan daha iyi arazi yönetimi ve iş uygulamalarını desteklemektir. Sertifikalandırdığımız hiçbir ürün, süreç veya hizmeti tasarlamıyor, üretmiyor, dağıtmıyor veya kurmuyoruz.
Bu politikanın amacı, Preferred by Nature'ın tüm faaliyetlerinde bağımsızlığı, tarafsızlığı ve şeffaflığı nasıl sağladığını açıklamaktır. Amacımız tarafsız bulgular ve adil kararlar vermektir. Preferred by Nature, tarafsızlığa yönelik bir riskin ortaya çıkabileceği veya potansiyel bir çıkar çatışmasının gerçek olabileceği durumlardan kaçınmaya çalışır. Çıkar çatışması, bir kişi veya kuruluşun birden fazla çıkarı olduğunda ortaya çıkar ve bunlardan biri belirli bir faaliyetteki motivasyonu bozabilir. Preferred by Nature'ın yapısı ve politikaları, hem bireysel hem de kurumsal düzeyde potansiyel çıkar çatışmalarını azaltmak veya gerçek çıkar çatışmalarından kaçınmak için tasarlanmıştır.
Preferred by Nature web sitemizde bulunan Yolsuzlukla Mücadele Politikası, İhbar Politikası, Bağış Politikası ve Açık Kaynak Politikası gibi tarafsızlık yönetimi ile ilgili ek politikalara sahiptir.
1.1. Yapımız
Preferred by Nature, belgelendirme ve doğrulama dahil olmak üzere uygunluk değerlendirme hizmetleri sağlayan bir belgelendirme şubesine (Güvence) sahiptir. Preferred by Nature'ın yapısı, ana faaliyetlere odaklanarak bunu yansıtmaktadır:
- Güvence: üçüncü taraflarca akredite edilen/tanınan normatif standartlara uygun olarak hizmet karşılığı belgelendirme çalışması; Estonya merkezli Preferred by Nature OÜ, Preferred by Nature'ın belgelendirme faaliyetlerinden sorumludur. Preferred by Nature OÜ'nün tamamı, Danimarka'nın Kopenhag kentinde kayıtlı kar amacı gütmeyen bir kuruluş olan Preferred by Nature F.M.B.A.'ya aittir. Bazı durumlarda yerel kuruluşlar, yerel kuralların gerektirmesi halinde kendi akreditasyonlarına sahiptir (örneğin Rusya'da PEFC orman yönetimi veya Meksika'da ulusal ormancılık standardı NMX). Tüm belgelendirme kararları Güvence personeli tarafından alınır.
- Projeler ve Çözümler: Sustainability Framework programı kapsamında, şirket politikaları ve prosedürlerine göre tedarik zinciri risk değerlendirmesi ve durum tespiti kolaylaştırma dahil olmak üzere hizmet karşılığı müşteri danışmanlığı faaliyetleri ve bağışçı tarafından finanse edilen projelerin uygulanması. Projeler ve Çözümler faaliyetleri Preferred by Nature F.M.B.A. tarafından yönetilmektedir.
- Strateji ve İnovasyon: yeni hizmet alanlarının geliştirilmesi ve açık eğitim kurslarının yönetimi.
Preferred by Nature F.M.B.A., yerel hizmetler sunan bu ülkelerde yerleşik personele bordro hizmetleri sağlamak amacıyla farklı ülkelerde yan kuruluşlar kurmuştur. Bu kuruluşlar aynı zamanda bu ülkelerde yerleşik müşteriler için faturalama hizmetleri sağlamakta ve yerel vergi düzenlemelerine uyumu temin etmektedir.
Preferred by Nature'daki faaliyet alanlarının yasal ve mali ayrımı, tarafsızlığı sağlamak için sürekli olarak izlenmektedir.
1.2. Genel ilkeler
Aşağıdaki ilkeler, tarafsızlığı sağlamak ve çıkar çatışması risklerini azaltmak için Preferred by Nature kuruluşunun tamamı için geçerlidir:
1.2.1 Tarafsızlığa yönelik riskleri sürekli olarak belirler, belgeler, analiz eder ve azaltırız.
1.2.2 Tüm çalışanlarımızın yanı sıra Yönetim Kurulu üyeleri ve Tarafsızlık Komitesi üyeleri bir çıkar çatışması beyanı imzalamakta ve her türlü fiili veya potansiyel çıkar çatışmasını en az yılda bir kez açıklamaktadır. Bu tür açıklamalar daha sonra analiz edilir ve uygun risk azaltma önlemleri alınır. İmzalanan çıkar çatışması anlaşmaları uyarınca, tüm taraflar çıkar çatışması oluşturabilecek yeni durumlar ortaya çıktıkça beyanları güncelleme sorumluluğuna sahiptir.
1.2.3 Tarafsızlığımızın dış denetimi, birden fazla, bağımsız, üçüncü taraf akreditasyon kurumu tarafından periyodik olarak sağlanmaktadır. Ayrıca, tarafsızlığımızın gözetimi en az yılda bir kez toplanan Preferred by Nature Tarafsızlık Komitesi tarafından sağlanmaktadır.
1.2.4 Preferred by Nature'ın bir belgelendirme kuruluşu olarak akredite edildiği harici programlarda belgelendirme almak için kuruluşları doğrudan hazırlayan hizmetler sunmuyoruz. Preferred by Nature'ın sertifikasyon dışı hizmetleri, sertifikalı operasyonlar veya başvuru sahipleri tarafından sertifikasyon standartlarına uygunluğun doğrudan kanıtı olarak kullanılmak üzere tasarlanmamıştır. Belgelendirme programı gereklilikleri tarafından izin verilmediği sürece, Preferred by Nature'ın akredite bir belgelendirme kuruluşu olduğu harici belgelendirme programları için şunları yapmayız:
- belgelendirme gerekliliklerini karşılamak için şirket prosedürleri veya yönetim sistemleri geliştirmek;
- belgelendirme standartlarına karşı verilen uygunsuzlukların ele alınmasına yardımcı olmak;
- belgelendirme için kanıt olarak şirket tarafından istenen iç denetimleri yürütmek;
- şirket tarafından belgelendirme için kanıt olarak istenen tedarikçi veya alt yüklenici doğrulamasını yapmak; ve
- sertifikasyon gereklilikleri konusunda şirketlere özel çözümler/talimatlar sağlayan eğitimler düzenlemek. Yalnızca sertifikalı şirketler ve sertifika başvurusunda bulunanlar için kamuya açık olan genel bilgiler konusunda eğitim veriyoruz. FSC sertifikalı kuruluşlara veya başvuru sahiplerine bire bir FSC eğitimleri vermiyoruz.
1.2.5 Risk yönetim sistemimiz, belgelendirme faaliyetleriyle çıkar çatışması yaratabilecek hizmetleri tanımlar. Yeni bir sertifikasyon başvuru sahibi/müşterisi ile çalışmaya başlamadan önce, müşterinin daha önce sertifikasyon dışı faaliyetlere veya Preferred by Nature tarafından sağlanan diğer hizmetlere dahil olup olmadığını belirlemek için bir inceleme yaparız. Bu tür durumlar tespit edildiğinde, bir çıkar çatışmasının var olup olmadığını değerlendirmek için vaka bazında bir analize dayalı olarak uygun risk azaltma önlemleri alınır. Gerçek bir çıkar çatışması tespit edilirse en az 3 yıl süreyle sertifikasyon hizmetleri sunmaktan çekilebiliriz.
1.2.6 Preferred by Nature tarafından uygulanan bazı projelerin kamu kaynaklarından finanse edildiği kabul edilmektedir. Aynı zamanda, ücrete dayalı güvence ve danışmanlık hizmetleri de sunmaktayız. Kamu fonlarının hizmet karşılığı ücret faaliyetlerimizi desteklemek için doğrudan veya dolaylı olarak kullanılmamasının güvence altına alınmasının önemli olduğu düşünülmektedir. Proje çalışmalarımızın tarafsızlığını korumak için aşağıdaki hafifletici tedbirler uygulanmaktadır:
- Ticari faaliyetlerin kamu tarafından finanse edilen proje çalışmalarından ayrı tutulmasını sağlamak için dahili veri tabanımızı ve finansal sistemlerimizi yönetiyoruz.
- Bilgi birikimimizi ve sistemlerimizi kamuyla paylaşma konusunda Açık Kaynak ilkeleri çerçevesinde faaliyet gösteriyoruz. Bu, geliştirdiğimiz tüm araçların ve yayınların ücretsiz olarak çevrimiçi yayınlanacağı ve ilgilenen tüm paydaşların kullanımına sunulacağı anlamına gelmektedir. Mümkün olan her yerde proje çıktılarını da yayınlamaya çalışıyoruz. Preferred by Nature, şeffaflığı sağlamak ve paydaşların proje çalışmalarımızın tarafsızlığını denetlemesine olanak tanımak amacıyla, yürüttüğümüz projelerin listesini web sitemizde yayınlamaktadır.
- Kâr amacı gütmeyen ve misyon odaklı bir kuruluş olarak faaliyet gösteriyoruz. Bu, özel kuruluşlar ve şirketler için ticari hizmetlerin bu ilkelere göre sağlandığı anlamına gelmektedir. Mali açıdan bakıldığında, hizmet karşılığı ücret faaliyetlerinden elde edilen gelir fazlası, vizyon ve misyonumuzu karşılamaya yönelik faaliyetlere yönlendirilecektir.
1.2.7 Preferred by Nature, Avrupa Birliği Kereste Yönetmeliği (EUTR) gerekliliklerine dayalı bir durum tespit sistemi (DDS) geliştirmiştir. Avrupa Komisyonu tarafından tanınan bu sistem, Preferred by Nature'ın birden fazla yasallık destek hizmeti içeren LegalSource™ programının temelini oluşturmaktadır. LegalSource, AB Operatörlerine yönetmeliğin gerekliliklerini yerine getirerek EUTR ile uyumluluklarını desteklemeleri için sağlanmaktadır. FSC yorumuna göre, Preferred by Nature, FSC sertifikalı AB Operatörlerine sistem geliştirme ve eğitim dahil olmak üzere bu EUTR destek hizmetlerini çıkar çatışması olarak değerlendirmeden sağlayabilir.
1.2.8 Bir belgelendirme müşterisini desteklemek için danışmanlık kuruluşları hakkında bilgi sağlayabilirken, belirtilen bir danışmanlık kuruluşunun kullanılması durumunda belgelendirmenin daha basit, daha kolay, daha hızlı veya daha ucuz olacağını belirtmeyiz veya ima etmeyiz:
- Bir danışmanlık kuruluşu veya danışmanlık şirketi ("danışmanlar") ile (a) danışmanın bir müşteriyi Preferred by Nature'a tavsiye etmesi halinde danışmana ödeme yaptığımız veya (b) tersine, danışmanın müşteriye tavsiyesi için danışmanın bize ödeme yaptığı herhangi bir anlaşmamız veya herhangi bir finansal veya sözleşmeye dayalı düzenlememiz olmayacaktır;
- Bizim için satış temsilcisi olarak hareket etmek üzere herhangi bir danışman görevlendirmeyeceğiz.
1.2.9 Herkesin kullanımına açık olan bazı genel şablonlar sunuyoruz; örneğin genel Gözetim Zinciri prosedürleri, ürün grubu programı vb. Açık Kaynak politikamıza göre, bu şablonlar web sitemizde kamuya açıktır ve herhangi bir şirket tarafından gönüllü olarak kullanılabilir. Şablonlar şirkete özel çözümler sunmaz ve sertifikasyon gerekliliklerine uygunluğu garanti etmedikleri ve uygunluğun tamamen müşterinin sorumluluğunda olduğu konusunda feragatname içerir.
1.2.10 Bireysel düzeyde, güvence hizmetlerimizle ilgili görevleri yerine getiren herhangi bir kişinin çıkar çatışmasından uzak olmasını ve görevleri objektif ve tarafsız bir şekilde yerine getirebilmesini sağlamak öncelikli odak noktamızdır.
1.2.11 Denetçiler, belgelendirme karar mercileri ve uyuşmazlık çözüm personeli, önceki üç yıl içinde müşteride çalışmış veya müşteriye danışmanlık yapmışlarsa, müşteriyle ilgili görevlere atanamazlar. Süreye bakılmaksızın, tüm geçmiş ilişkiler - üç yıl geçmiş olsa bile - vaka bazında değerlendirilecek ve herhangi bir çıkar çatışması potansiyeli hala mevcutsa kişi bu görevlere atanmayacaktır.
Bu politika 28 Haziran 2022 tarihinde Preferred by Nature'ın Yetkili Müdürü Peter Feilberg tarafından onaylanmıştır.