Preferred by Nature, uygunsuz davranış ve eylemleri ele alıp düzeltebilmemiz için çalışanların ve diğerlerinin ciddi endişelerini şirket içinde dile getirmelerini teşvik etmek ve sağlamak için bir İhbar Politikası benimsemiştir.
Preferred by Nature, tüm çalışanların ve temsilcilerin yüksek etik standartları korumasını ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Tarafsızlık Politikası ve Gizlilik Politikası dahil olmak üzere yasalara, yönetmeliklere ve şirket politikalarına uymasını bekler. Bu İhbar Politikası, etik olmayan davranışlar veya ihlallerle ilgili endişelerin bildirilmesine yönelik süreci özetlemektedir.
Amaç ve Kapsam
Bu politika, çalışanları, yönetim kurulu üyelerini, gönüllüleri ve diğer temsilcileri şirket kurallarının ihlali, etik olmayan davranışlar veya faaliyetlerimizi düzenleyen yasa veya yönetmeliklerin şüpheli ihlalleri ile ilgili endişelerini dahili olarak bildirmeye teşvik eder.
Raporlama prosedürü
- Gizli Raporlama: İhlal veya şüphe raporları gizli olarak sunulabilir. Yeterli bir soruşturma yürütürken bu tür raporları mümkün olduğu ölçüde gizli tutacağız..
- İyi Niyetle Hareket Etme: Şikâyetçiler iyi niyetle hareket etmeli ve bildirilen bilgilerin bir ihlale işaret ettiğine inanmak için makul gerekçelere sahip olmalıdır. Kötü niyetli veya bilerek yanlış iddialar, fesih de dahil olmak üzere disiplin cezalarına yol açabilir.
- Bildirilen İhlallerin Ele Alınması: Raporlar sözlü veya yazılı olarak Kalite Müdürüne, Yönetim Ekibinin bir üyesine veya bir Yönetim Kurulu üyesine sunulabilir. Bildirimde bulunan kişiye bir alındı belgesi gönderilecektir.
- Takip Eylemleri: Bildirilen tüm ihlaller, ölçekleri ve kapsamları değerlendirilerek derhal soruşturulacaktır. Bu, ihlalin teyit edilmesini, sorumluluğun belirlenmesini, iç kontrollerin değerlendirilmesini, iyileştirmeler önerilmesini ve uygun eylemlerin belirlenmesini içerir. Kalite Müdürü şikayetleri ve çözümleri en az yılda bir kez İcra Direktörüne ve Yönetim Kuruluna rapor edecektir.
Çalışanların Korunması
Preferred by Nature, asılsız olsalar bile endişelerini iyi niyetle bildirenleri destekler ve özellikle hassas durumlarda gizliliği sağlar. Çalışanlar, şüphelerini bildirdikleri için zararlı bir muameleye maruz kalmayacaktır. Bu tür bir muameleyle karşılaşan herhangi bir çalışan Kalite Müdürünü veya Yönetim Ekibinin bir üyesini bilgilendirmelidir. Çözüme ulaşılamaması halinde çalışanlar konuyu bir Yönetim Kurulu temsilcisine iletebilir.
Bu politika, 29 Eylül 2023 tarihinde Preferred by Nature'ın Yetkili Müdürü Peter Feilberg tarafından onaylanmıştır.