Door middel van het onpartijdigheidsbeleid streven wij ernaar om transparant en zelfstandig te kunnen zijn in al onze werkzaamheden. Dit staat centraal in het bevorderen van Preferred by Nature's integriteit, om belanghebbenden vertrouwen te geven in Preferred by Natures activiteiten.
Het doel van dit beleid is om te beschrijven hoe onafhankelijkheid, onpartijdigheid en transparantie verzekerd wordt door Preferred by Nature bij al haar activiteiten. Ons doel is om onbevooroordeelde bevindingen en eerlijke beslissingen te nemen. Preferred by Nature streeft ernaar situaties te vermijden waarin een risico voor onpartijdigheid ontstaat of mogelijke belangenconflicten. Een belangenconflict doet zich voor wanneer een persoon of organisatie meerdere belangen heeft, waarvan er één mogelijk de motivatie bij een bepaalde activiteit zou kunnen aantasten. De structuur en het beleid van Preferred by Nature zijn ontworpen om potentiële belangenconflicten te verminderen of te voorkomen, zowel op individueel als op organisatieniveau.
Preferred by Nature heeft een aanvullend beleid met betrekking tot onpartijdigheidsmanagement, zoals eenn anticorruptiebeleid, klokkenluidersbeleid, donatiebeleid en open source-beleid, die beschikbaar zijn op onze website.
1.1 Onze structuur
Preferred by Nature is een missiegedreven organisatie. Onze missie is het ondersteunen van beter landbeheer en betere bedrijfspraktijken die ten goede komen aan mens, natuur en klimaat. Preferred by Nature heeft een certificeringstak (Assurance) die conformiteitsevaluatiediensten levert, inclusief certificering en verificatie. De structuur van Preferred by Nature weerspiegelt deze focus op de belangrijkste activiteiten, namelijk:
Assurance: fee-for-service certificatiewerk in overeenstemming met normatieve standaarden die zijn geaccrediteerd / erkend door derden; NEPCon OÜ gevestigd in Estland is verantwoordelijk voor de certificeringsactiviteiten van Preferred by Nature. NEPCon OÜ is volledig eigendom van NEPCon F.M.B.A., een geregistreerde non-profitorganisatie geregistreerd in Kopenhagen, Denemarken. In een paar gevallen hebben lokale entiteiten hun eigen accreditaties indien vereist door lokale regels (bijv. PEFC bosbeheer in Rusland of de nationale bosbouwnorm (NMX) in Mexico). Assurance-divisie heeft een eigen management dat onafhankelijk is in het nemen van Assurance-gerelateerde beslissingen en niet betrokken is bij adviesactiviteiten. Alle certificeringsbeslissingen worden genomen door Assurance-medewerkers.
Projects and solutions: consultancy-activiteiten tegen vergoeding in het kader van het Responsible Sourcing-programma, inclusief risicobeoordeling van de toeleveringsketen en facilitering van due diligence volgens het bedrijfsbeleid en -procedures; en uitvoering van door donoren gefinancierde projecten. Projects and Solutions-activiteiten worden beheerd door NEPCon F.M.B.A.
Strategie en innovatie: ontwikkeling van nieuwe servicegebieden en beheer van open trainingen.
NEPCon F.M.B.A. heeft dochterondernemingen opgericht in verschillende landen met als doel salarisadministratie te bieden aan personeel in deze landen om lokale diensten te verlenen. Deze entiteiten bieden facturatiediensten voor klanten die in deze landen zijn gevestigd en zorgen ook voor naleving van lokale belastingregels.
De juridische en financiële scheiding van activiteitsgebieden in de organisatie wordt voortdurend gecontroleerd om onpartijdigheid te waarborgen.
1.2 Algemene principes
De volgende principes zijn van toepassing op de gehele Preferred by Nature-organisatie om onpartijdigheid te waarborgen en de risico's van belangenconflicten te verminderen:
1.2.1 We identificeren, documenteren, analyseren en beperken risico's voor onpartijdigheid continu.
1.2.2 Al onze medewerkers, evenals de leden van de Raad van Bestuur en de leden van de onpartijdigheidscommissie ondertekenen een verklaring van belangenverstrengeling en maken ten minste jaarlijks melding van feitelijke of potentiële belangenverstrengeling. Dergelijke openbaarmakingen worden vervolgens geanalyseerd en er worden passende risicobeperkende maatregelen genomen. Volgens ondertekende overeenkomsten inzake belangenconflicten hebben alle partijen de verantwoordelijkheid om de verklaringen bij te werken wanneer zich nieuwe situaties voordoen die een belangenconflict kunnen vormen.
1.2.3 Extern toezicht op onze onpartijdigheid wordt periodiek verzorgd door meerdere, onafhankelijke, externe accreditatie-instanties. Bovendien wordt toezicht gehouden op onze onpartijdigheid door het Preferred by Nature Impartiality Committee, die ten minste jaarlijks bijeenkomt.
1.2.4 Wij bieden geen diensten aan die organisaties rechtstreeks voorbereiden op het behalen van certificering in externe schema's waarin Preferred by Nature is geaccrediteerd als certificeringsinstantie. De niet-certificeringsdiensten die door Nature worden geprefereerd, zijn niet bedoeld om te worden gebruikt door gecertificeerde bedrijven of aanvragers als direct bewijs van conformiteit met certificeringsnormen. Voor externe certificatieschema's waarbij Preferred by Nature een geaccrediteerde certificeringsinstantie is, doen we niet:
- bedrijfsprocedures of managementsystemen ontwikkelen om te voldoen aan certificeringsvereisten;
- helpen bij het aanpakken van tekortkomingen die zijn uitgegeven tegen certificeringsnormen;
- uitvoeren van interne audits die het bedrijf nodig heeft als bewijs voor certificering;
- een verificatie van de leverancier of onderaannemer uitvoeren die door het bedrijf wordt vereist als bewijs voor certificering;
- trainingen geven die bedrijfsspecifieke oplossingen / instructies bieden over certificeringsvereisten. We trainen alleen op generieke informatie die openbaar beschikbaar is voor gecertificeerde bedrijven en aanvragers voor certificering. Wij bieden geen één-op-één FSC-trainingen aan met FSC-gecertificeerde organisaties of sollicitanten.
1.2.5 Ons risicobeheersysteem identificeert services die een belangenconflict kunnen veroorzaken met certificeringsactiviteiten. Voordat we in contact treden met een nieuwe certificeringsaanvrager / klant, voeren we een beoordeling uit om vast te stellen of de klant eerder betrokken was bij niet-certificeringsactiviteiten of andere diensten geleverd door Preferred by Nature. Wanneer dergelijke gevallen worden vastgesteld, worden passende risicobeperkende maatregelen genomen, op basis van een analyse per geval, om te beoordelen of er sprake is van een belangenconflict. Als er een daadwerkelijk belangenconflict wordt vastgesteld, kunnen we ons gedurende minimaal 3 jaar onthouden van het leveren van certificatiediensten.
1.2.6 Erkend wordt dat sommige projecten die door Preferred by Nature worden uitgevoerd, uit openbare middelen worden gefinancierd. Tegelijkertijd bieden we op vergoedingen gebaseerde assurance- en adviesdiensten aan. Het wordt belangrijk geacht ervoor te zorgen dat publieke middelen niet direct of indirect worden gebruikt om onze fee-for-service-activiteiten te ondersteunen. De volgende beperkende maatregelen worden geïmplementeerd om de onpartijdigheid van ons projectwerk te waarborgen:
a) We beheren onze interne database en financiële systemen om ervoor te zorgen dat commerciële activiteiten worden gescheiden van door de overheid gefinancierd projectwerk.
b) We werken volgens de principes van Open Source wat betreft het openbaar delen van onze kennis en systemen. Dit betekent dat alle tools en publicaties die we ontwikkelen gratis online worden geplaatst en beschikbaar zijn voor alle geïnteresseerde stakeholders. Waar mogelijk proberen we ook projectresultaten te publiceren. Preferred by Nature publiceert op haar website de lijst met projecten waarmee we bezig zijn, om transparantie te garanderen en het toezicht van belanghebbenden op de onpartijdigheid van ons projectwerk mogelijk te maken.
c) We opereren als een non-profit en missiegedreven organisatie. Dit betekent dat de commerciële dienstverlening voor particuliere organisaties en bedrijven volgens deze principes wordt verleend. Vanuit financieel oogpunt zullen overtollige inkomsten die worden gegenereerd door fee-for-service-activiteiten worden teruggesluisd naar de activiteiten die zijn gericht op het vervullen van onze visie en missie.
1.2.7 Preferred by Nature heeft een due diligence-systeem (DDS) ontwikkeld op basis van de eisen van de Houtverordening van de Europese Unie (EUTR). Dit systeem, dat is erkend door de Europese Commissie, vormt de basis van het LegalSource ™ -programma van Preferred by Nature, dat meerdere ondersteuningsdiensten voor legaliteit omvat. LegalSource wordt verstrekt aan EU-exploitanten om hun naleving van de EUTR te ondersteunen volgens de vereisten van de verordening. Volgens de FSC-interpretatie kan Preferred by Nature deze EUTR-ondersteuningsdiensten leveren aan FSC-gecertificeerde EU-operators, inclusief systeemontwikkeling en training zonder dit als een belangenconflict te beschouwen.
1.2.8 Hoewel we adviesorganisaties kunnen aanbevelen om een certificeringsklant te ondersteunen, stellen of impliceren we niet dat certificering eenvoudiger, gemakkelijker, sneller of goedkoper zou zijn als een gespecificeerde adviesorganisatie wordt gebruikt:
a) We zullen geen overeenkomsten hebben met en geen financiële of contractuele afspraken maken met een adviesorganisatie of adviesbureau (‘consultants’) waarin (a) we de consultant vergoeden als de consultant een klant aanbeveelt bij Preferred by Nature; of (b) omgekeerd, de adviseur ons betaalt voor een aanbeveling van de adviseur aan de klant;
b) We zullen geen consultants inschakelen om als verkoopagent voor ons op te treden.
1.2.9 We bieden enkele generieke sjablonen die voor iedereen openbaar beschikbaar zijn; bijvoorbeeld generieke Chain of Custody-procedures, productgroepschema, enz. Volgens ons Open Source-beleid zijn deze sjablonen openbaar beschikbaar op onze website en kunnen ze vrijwillig door elk bedrijf worden gebruikt. De sjablonen bieden geen bedrijfsspecifieke oplossingen en bevatten de disclaimer dat sjablonen de conformiteit met certificeringsvereisten niet garanderen en dat conformiteit de exclusieve verantwoordelijkheid van de klant is.
1.2.10 Op individueel niveau is onze primaire focus ervoor te zorgen dat elke persoon die taken uitvoert die verband houden met onze assurance-diensten, vrij is van belangenconflicten en taken objectief en op een onpartijdige manier kan uitvoeren.
1.2.11 Auditors, certificeringsbeslissers en geschillenbeslechtingsmedewerkers kunnen geen relevante cliëntgerelateerde taken krijgen als zij in de afgelopen drie jaar hebben gewerkt bij of advies hebben verleend aan de cliënt. Ongeacht de tijdsperiode zullen alle relaties uit het verleden van geval tot geval worden geëvalueerd en - zelfs als er drie jaar zijn verstreken - wordt de persoon mogelijk niet toegewezen aan deze taken als er nog steeds een potentieel voor belangenconflict bestaat.
Dit beleid werd op 14 augustus 2020 goedgekeurd door Peter Feilberg, Preferred by Nature's Executive Director.