Onze certificeringsprocedures zijn ontwerpen om te voldoen aan de accreditatie en kwaliteitseisen voor alle systemen en diensten.

Op deze pagina vindt u een beknopte beschrijving van de voorwaarden voor het gebruik van trademarks en het uitgeven, verlengen, schorsen en intrekken van certificering onder elk van de systemen waar we mee werken. 

Bezoek de relevante dienstpagina om meer te weten te komen over de voorwaarden die van toepassing zijn op een specifiek systeem of dienst.

 
 

Systemen eigenaar & accreditatie

Hier beneden vind u beknopte informatie over de systemen achter onze certificeringsdiensten. Eigendom en accreditatie varieren tussen deze diensten.

Wij hebben en ontwikkelen bijvoorbeeld twee systemen waar we mee werken, terwijl de andere systemen eigendom zijn van multi-stakeholder organisaties.

  

Systeem Eigenaar Accreditatie
FSC Forest Stewardship Council Wij leveren wereldwijd FSC bos en chain of custody certificeringsdiensten, met uitzondering van de Republiek China. 
PEFC Programme for Endorsement of Certification Schemes Wij zijn geaccrediteerd voor PEFC Chain of Custody diensten wereldwijd. Wij zijn ook geaccrediteerd voor PEFC bosbeheercertifcering in Denemarken en Rusland. 
LegalSource NEPCon
Wij leveren certificeringsdiensten onder ons eigen systeem. 
SBP Sustainable Biomass Program Wij zijn erkend als SBP certificerende instantie door het Sustainable Biomass Program
SAN Sustainable Agriculture Network Wij leveren SAN/Rainforest Alliance chain of custody diensten onder de accrediattie van RA-Cert.  
CFM NEPCon Wij leveren Carbon Footprint Magement (CFM) certificeringsdiensten onder ons eigen systeem.   
RSPO Roundtable on Sustainable Palm Oil  Wij zijn RSPO SCC geaccrediteerd voor alle landen, behalve Canada, China en de VS. 
 
 
 

Gecertificeerd worden

Voor alle systemen is een grondige analyse van het voldoen van de organisatie aan de certificeringseisen de basis voor een certificerig. In de meeste gevallen houdt dit een on-site bezoek in.

Het certificeringsproces

Het certificeringsproces volgt normaalgesproken de volgende stappen hieronder. Om een meer gedetailleerde omschrijving van het certificeringsproces voor een specifiek soort dienst te krijgen, kunt u naar de betreffende dienstpagina gaan.  

B1 Helder krijgen van de scope en overeenkomst:  Tijdens ons eerste gesprek proberen we duidelijk te krijgen welke productlijnen, locaties en processen onder uw certificering dienen te vallen. Dit vormt de basis voor ons dienstenvoorstel en de certificeringsovereenkomst die u aangaat met ons. Klik hier om een sjabloon van onze certificeringsovereenkomst te zien.
B2

Pre-assessment: Dit is optioneel in veel gevallen, maar verplicht voor bepaalde types FSC bosoperaties. In sommige gevallen van certificering wordt een pre-assessment zelden gebruikt.

B3

Openbare stakeholder consultatie: Deze stap is alleen van toepassing voor boscertificering. Publieke consultatie moet tenminste 6 weken voor de on-site evaluatie aangekondigd worden voor FSC Forest Management of Chain of Custody certificering en kan tot tenminste 30 dagen voorafgaande aan het bosbezoek vereist zijn, afhankelijk van het nationale PEFC systeem.

B4

Voorbereiding van de klant:  U dient u voor te bereiden op certificering door te voldoen aan alle voor uw organisatie relevante eisen uit de certificeringsstandaard. Houd er alstublieft rekening mee dat wij geen advies of hulp ter voorbereiding van uw certificering verstrekken.

B5 Assessment: Tijdens de assessment wordt beoordeeld of u voldoet aan de eisen van de standaard. In de meeste gevallen vindt dit plaats in een on-site bezoek met daarbij een tour door uw bedrijfsfaciliteiten, een beoordeling van uw documenten en interveiws met medewerkers. Desk-audits (telefonische audits) zijn ook acceptabel in sommige gevallen. 
Benefit 6 Rapport: Wij schrijven een evaluatierapport met daarin mogelijke afwijkingen of ook wel non-conformities.  
Benefit 7 Certificering: U ontvangt een certificaat op basis van een positief evaluatieresultaat.

 

Voorwaarden voor het verlenen van een certificaat 

Elk systeem heeft zijn eigen regels voor de mate waarin moet worden voldaan aan de regels. Hieronder vindt u een overzicht van de voorwaarden die van toepassing zijn voor assessments en hercertificeringen. 

Vereiste

FSC
FM
FSC
CoC
FSC CW-FM PEFC
FM
PEFC
CoC
SAN/RA* LS CFM SBP RSPO SCC

Publieke stakeholder consultatie voorafgaand aan de on-site audit

X   X X         X****  

Pre-assessment verplicht onder bepaalde voorwaarden

 X     (X)**            
On-site assessment X (X)*** X X X (X)*** (X)*** X X***  X

Geen open major non-conformities 

X X X X X X X X X (x)*****

Geen open minor non-conformities 

       (X)**          N/A

U heeft alle overeenkomsten ondertekend en alle kosten en contributies betaald.

X X X X X X X X X X

*RA = Rainforest Alliance 
** Dit kan van toepassing zijn, afhankelijk van de regels van een nationaal PEFC bosbeheer systeem.
***On-site assessment is vaak verplicht, maar in sommige gevallen kan een evaluatie op afstand (desk-audit) ook acceptabel zijn.
****Alleen voor biomassaproducenten
*****Er is geen officiële classificatie voor afwijkingen onder RSPO. Eventuele afwijkingen die tijdens de evaluaties worden geconstateerd, moeten binnen 3 maanden worden aangepakt, anders is een nieuwe beoordeling nodig. Daarom is in deze tabel, waarin onderscheid gemaakt wordt tussen kleine en grote afwijkingen, in de kolom 'RSPO' afwijkingen automatisch gezien als grote afwijking.  

 
 

Behouden van certificering

Uw certificaat is normaalgesproken vijf jaar geldig; PEFC bosbeheer- en SAN/Rainforest Alliance certificaten zijn echter drie jaar geldig. 

Gedurende de geldigheidsperiode dient u jaarlijkse audits te ondergaan waar we verifieren of u nog steeds voldoet aan de regels. De jaarlijkse audits zijn gericht op mogelijke afwijkingen die in vorige audits zijn geconstateerd en het verder voldoen aan de certificeringseisen. 

NEPCon kan eventueel extra audits uitvoeren, als wij bijvoorbeeld een reden hebben om aan te nemen dat er een grote afwijking ten opzichte van de certificeringsregels is. We kunnen ook onverwachte steekproefaudits uitvoeren.

Tussen audits dient u ons op de hoogte te houden van belangrijke veranderingen in uw organisatie. De certificeringsscope - i.e. de producten, de processen en de bedraijfsfaciliteiten - kunnen alleen veranderen onder formele overeenstemming.

 

Non-conformities

In het certificeringsrapport wordt elke tekortkoming ten opzichte van de standaard genoemd als non-conformity (NC). NCs worden geclassificeerd als minor of major. U dient elke NC te corrigeren voor een specifieke deadline.

  • Minor NCs: Normaalgesproken heeft u tot aan de volgende audit om alle minor NC's te corrigeren. Indien u deze niet adequaat heeft behandeld, zullen minor NC's worden geupgrade tot major NC's in het FSC, PEFC, LegalSource en CFM certificeringssyste. Voor SAN/Rainforest Alliance CoC certificering, kan de auditor ervoor kiezen om NCs te upgraden die niet voldoende zijn gecorrigeerd voor de gespecificeerde deadline.

  • Major NCs: Een typische typical deadline voor het corrigeren van een major NC is drie maanden voor FSC, PEFC, LegalSource en CFM  certificering, vier maanden voor SAN/Rainforest Alliance certificering en 1 maand voor RSPO. In sommige gevallen kan de deadline korter zijn. Om te onderzoeken of u tijdig heeft voldaan, zullen wij een extra audit uitvoeren, met bijbehorende kosten. Als u niet voldoet aan major NC's voor het aangeduide tijdstip, dan wordt het certificaat per direct geschorst (FSC en SBP certificering) of tot directe beëindiging van uw certificaat (SAN/Rainforest Alliance certificering). 

NB: Veel van onze cliënten laten ons weten dat het proces van het corrigeren van afwijkingen hen uiteindelijk helpt bij het verbeteren van hun performance op het gebied van management en efficiëntie en bij het halen van hun eigen doelstellingen.

 

Hercertificering

Na een volledige certificaatscyclus dient u een hercertificering te ondergaan om gecertificeerd te blijven.  

Als het resultaat van de hercertificering positief is, wordt een nieuw certificaat uitgegeven met dezelfde registratiecode als uw vorige certificaat.

 

Schorsing van uw certificaat

Uw FSC, PEFC, LegalSource, SBP, RSPO en CFM certificaat kan geschorst worden om één van de hieronder genoemde redenen. Het SAN/Rainforest Alliance certificeringssysteem werkt niet met een schorsing.

In the situatie no. 2 and 3 onder FSC en Sustainable Biomass Partnership (SBP) certificeringssystemen, moeten we binnen 10 kalenderdagen na het afrondingsgesprek van de audit het certificaat schorsen (situatie 2) of binnen 10 kalenderdagen na de deadline van de niet-geadresseerde non-conformity het certificaat schorsen (situatie 3). Onmiddellijke schorsing is ook van toepassing bij LegalSource en RSPO SCC in andere situaties:  

  • LegalSource certificaat wordt onmiddelijk geschorst als het blijkt dat er illegale hout op de markt word geplaatst. 
  • Waar het objectief blijkt dat de toeleveringsketen niet voldoet aan de standaarden door de klant zijn acties/of tekort aan acties, en dat palmolie producten met een valse RSPO label worden getransporteerd, wordt het RSPO Supply Chain Certificaat onmiddellijk geschorst totdat de situatie is opgelost. 

 

No.

Situaties die leiden tot schorsing van het certificaat

FSC
FM

FSC
CoC

FSC
CW-FM

PEFC
FM

PEFC
CoC

SAN/RA*

LS

CFM

SBP RSPO SCC
1

Een tot vier major NCs** worden tijdens een audit gevonden

          N/A        
2

Vijf of meer major NCs worden tijdens een audit gevonden

X

X

X

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

X  
3

Het niet tijdig corrigeren van één of meer van deze major NC's

X

X

X

N/A

 N/A

N/A

X

N/A X X
4

Ernstige schendingen van de certificeringseisen

X

X

X

X

X

N/A

X

X

X X
5

Uitstaande betalingen

X

X

X

X

X

N/A

X

X

X X
6

Niet bereid om audits te plannen of te ondergaan

X

X

X

X

X

N/A

X

X

X X

*RA = Rainforest Alliance

**NCs = non-conformities.

 

Annulering van uw certificaat

Uw certificaat kan geannuleerd worden op basis van de redenen zoals hieronder genoemd zijn. 

U zult altijd worden geïnformeerd over het annuleringsbesluit. Nadat uw certificaat is geannuleerd, kunt u geen claim meer maken over het voldoen aan de certificeringsstandaard en u mag geen producten meer verkopen die vooraf gelabeld zijn tenzij de certifiecringstrademarks verwijderd zijn. 

Indien uw certificaat ingetrokken is, dient u een hernieuwde assessment te onderdaan om een nieuw certifcaat te ontvangen. Het is niet mogelijk om uw vorige certificaat in ere te herstellen.

Situaties die leiden tot het intrekken van het certificaat

FSC
FM
FSC
CoC
FSC FM-CW PEFC
FM
PEFC
CoC
SAN/RA* LS CFM SBP RSPO SCC

In gebreke blijven bij het aanpakken van de zaken die tot de schorsing hebben geleid binnen de schorsingsperiode

X X X X X N/A X  X X

Het niet ondergaan van een hernieuwde assessment binnen de schorsingsperiode na het corrigeren van de zaken die leidden tot de schorsing

X X X X X N/A X X
Het niet tijdig corrigeren van één of meerdere van de major NCs binnen de gestelde deadline           X       X

Opzettelijke fraude of zeer ernstige schendingen van de certificeringseisen

X X X X X X X X X X
Het niet ondergaan van een hernieuwd assessment voordat het certificaat verloopt X X X X X X X X X X

*RA = Rainforest Alliance

 

Veranderen van scope

Als certificaathouder kunt u de scope van uw certificaat uitbreiden of veranderen tijdens of tussen uw audits. Voor alle systemen of diensten gelden de volgende voorwaarden:

U dient NEPCon op de hoogte te brengen in elk van de volgende situaties die een formele wijziging in de scope van uw certificaat tot gevolg hebben:

  • Extra productlijnen die u als gecertificeerd wilt verkopen.
  • Gebruik van nieuwe soorten input die niet zijn afgedekt door de huidige scope van uw certificaat.
  • Veranderingen in het systeem dat u gebruikt om claims te beheren.
  • Uitbreiding of verwijdering van de locaties die onder het certificaat vallen.  

Een extra audit is normaalgesproken vereist als deze valt buiten de planning om van de jaarlijkse audits. Afhankelijk van de soort verandering kan deze uitgevoerd worden als on-site of desk audit.

 
 

Eco-labels, claims en trademarks

Elk van de systemen waar we mee werken biedt de mogelijkheid om de trademarks, eco-labels en certificeringsclaims van het systeem te gebruiken.

Als certificaathouder dient u te voldoen aan de regels van het logo en trademarkgebruik. Het maakt deel uit van onze auditprocedures om te verifiëren dat u aan deze regels voldoet tenzij u de trademarks helemaal niet gebruikt.

Hier beneden vindt u een beknopt overzicht van de trademarkgebruiksvoorwaarden die gelden voor elk systeem:

Eisen voor het gebruik van de trademarks van een systeem

FSC
FM
FSC
CoC
PEFC
FM
PEFC
CoC
SAN LS CFM SBP RSPO SCC
Formele goedkeuring door NEPCon  X X       X  X    
Formele goedkeuring door Rainforest Alliance           X        
Off-product en on-product gebruik mogelijk X X X X X    (X)*   X
Alleen off-product gebruik toegestaan           X (X)* X  
Alleen business-to-business claims toegestaan                  
Een trademark licentieovereenkomst wordt aangegaan met FSC    X  X              
Een trademark licentieovereenkomst wordt aangegaan met SBP                X  
U krijgt een logolicentie van de PEFC National Governing Body       X X          
Een trademarklicentie overeenkomst wordt aangegaan met Rainforest Alliance                
Een trademarklicentie overeenkomst wordt wordt aangegaan met RSPO                 X
Geen licentieovereenkomst benodigd              

*CFM on-product labelling is alleen toegestaan voor CFM productcertificering.